Ältere Berufsbezeichnung(en): PersonaldienstleistungsassistentIn
Der Begriff "Personaldienstleistung" umfasst die Arbeitskräfteüberlassung, die Arbeitsvermittlung und die Personalberatung. Bei der Arbeitskräfteüberlassung werden Arbeitskräfte von einem Arbeitskräfteüberlassungs-Unternehmen, bei dem sie angestellt sind, an ein anderes Unternehmen sozusagen vermietet (befristet oder auch unbefristet). Bei der Arbeitsvermittlung werden arbeitsuchende Personen an Unternehmen, die Arbeitskräfte suchen, weitervermittelt (der größte Arbeitsvermittler in Österreich ist das staatliche Arbeitsmarktservice bzw. AMS, es gibt aber auch Privatunternehmen des Arbeitsvermittler-Gewerbes). Die Personalberatung ist die Beratung von Unternehmen in Personalangelegenheiten (Personalstruktur und -entwicklung, Qualifikationsbedarf, Weiterbildungsmaßnahmen, arbeitsrechtliche Fragen usw.).
Die wichtigsten Aufgabenbereiche der Personaldienstleistungskaufleute in den Unternehmen und Einrichtungen der Personaldienstleistung sind das Kunden- und Personal-Management, das Office-Management und die Beschaffung von Büromaterial, das Marketing sowie das betriebliche Rechnungswesen (Buchhaltung, Zahlungsverkehr). Es folgt eine kurze Beschreibung dieser Aufgaben:
Kunden- und Personal-Management:
Am Beginn der Personalvermittlungstätigkeit steht die genaue Ermittlung des Kundenbedarfs und die Kundenberatung. Wenn Kundenanfragen telefonisch oder per E-Mail hereinkommen, versuchen die Personaldienstleistungskaufleute diese gleich selbst zu beantworten; wenn es sich um schwierigere Anfragen handelt, leiten sie diese an spezialisierte KollegInnen oder Vorgesetzte weiter. Personaldienstleistungskaufleute wirken bei der Ermittlung des genauen Kundenbedarfs mit, indem sie die Anforderungen der KundInnen an das gewünschte Personal erkunden (Ausbildung, Kenntnisse, Fertigkeiten, persönliche Kompetenzen, Einsatzbereich usw.) und an der "Kundenstrukturanalyse" teilnehmen, also an der Beschreibung der Art und der Eigenschaften eines Unternehmens (Branche, Größe, Tätigkeitsfeld, Kollektivvertragszugehörigkeit usw.). Der nächste Schritt ist das sogenannte "Recruiting", also die Suche und Auswahl geeigneter BewerberInnen für die zu besetzenden Stellen. Personaldienstleistungskaufleute erstellen die Anforderungsprofile/Stellenbeschreibungen anhand der Anforderungen der Unternehmen und formulieren die Stellenausschreibungen. Wichtig ist auch die passende (zielgruppengerechte) Auswahl der Medien und der Methoden für die Stellenausschreibung (Zeitungsinserat, Internet, betrieblicher Aushang usw.). Wenn sich dann BewerberInnen melden, muss zunächst eine Vorauswahl getroffen werden, um dann in Bewerbungsgesprächen die Eignung für die zu besetzenden Stellen abzuklären. Personaldienstleistungskaufleute bereiten diese Gespräche vor, indem sie die jeweils passenden Fragen zusammenstellen und die Termine vereinbaren. Nach den Gesprächen erstellen sie eine Dokumentation der Ergebnisse sowie die Unterlagen zur Präsentation der BewerberInnen (z.B. Personalprofil), die den KundInnen als Entscheidungsgrundlage dienen. Wenn die AuftraggeberInnen eine Entscheidung getroffen haben, verfassen sie entsprechende Einstellungszusagen oder -absagen. Bei der Auftragsabwicklung erfüllen die Personaldienstleistungskaufleute folgende Aufgaben: Kalkulation der Angebote, Angebotserstellung (Zusammenstellen der erforderlichen Unterlagen, Vorbereiten der Angebote), Entgegennehmen und Prüfen der Aufträge (z.B. auf Übereinstimmung mit dem Angebot), Erstellen der Auftragsbestätigung und der Rechnung.
Ein Teil der "Personaldienstleistung", die sogenannte Arbeitskräfteüberlassung, erfordert weiters eine intensive Betreuung der MitarbeiterInnen. Personaldienstleistungskaufleute müssen Personaleinsatzpläne erstellen, wobei sie den Bedarf erfassen, die Arbeitsperioden festlegen und die Anzahl der erforderlichen MitarbeiterInnen planen. Sie müssen sich auch um die Ausbildung und Weiterbildung der MitarbeiterInnen kümmern, indem sie geeignete Weiterbildungsangebote erkunden und die Teilnahme organisieren. Sie sorgen für die Einhaltung des Arbeitsschutzes, indem sie die Schutzausrüstungen beschaffen und entsprechende Unterweisungen der MitarbeiterInnen durchführen. Und sie kümmern sich um die Einhaltung von arbeitsrechtlichen Terminen und Fristen (Probezeit, Ablauf von Qualifikationsnachweisen, Aufbewahrungsfristen von Personal- und Geschäftsunterlagen usw.) sowie um die Krankmeldungen der MitarbeiterInnen. Die Mitarbeiterbetreuung erfordert auch eine Reihe von Abrechnungs- und Verwaltungstätigkeiten. Hierher gehören etwa die Vorbereitung der Lohn- und Gehaltsabrechnung und die Abrechnung der lohn- und gehaltsabhängigen Abgaben (z.B. Krankenversicherung, Pensionsversicherung, Arbeitslosenversicherung). Für diese Aufgaben sind gute Kenntnisse der arbeitsrechtlichen Regelungen erforderlich, vor allem des Arbeitskräfteüberlassungsgesetzes (AÜG), des Arbeitszeitgesetzes und der Kollektivverträge. Zu den Abrechnungs- und Verwaltungstätigkeiten gehört auch die Ermittlung bestimmter Kennzahlen und die Aufbereitung von Statistiken (z.B. Entwicklung und Art des Personalbedarfs der Firmen, Verfügbarkeit und Qualifikation des Personals).
Office-Management:
Der Aufgabenbereich "Office-Management" (also "Büro-Organisation") umfasst alle Aufgaben zur Gewährleistung eines funktionierenden Bürobetriebs. Die Personaldienstleistungskaufleute sorgen dafür, dass die Bürogeräte und Anlagen (PC/Laptop, Drucker, Telefonanlage) alle funktionieren, wobei sie einfache Probleme oft selbst lösen, z.B. durch Beheben eines Papierstaus im Drucker oder durch Austauschen leerer Tonerpatronen. Sie bearbeiten den Posteingang und Postausgang, frankieren die Versandstücke und beauftragen die Zustelldienste. Personaldienstleistungskaufleute beantworten Anfragen, holen Auskünfte ein (telefonisch oder per E-Mail) und erledigen den Schriftverkehr (Briefe, E-Mails usw.). Sie sorgen für die erforderliche betriebliche Kommunikation, indem sie Informationen erfassen, strukturieren, bearbeiten und weiterleiten. Eine wichtige Aufgabe ist das Terminmanagement; es umfasst die Koordinierung von Terminen und Terminänderungen, die Dokumentation und Verwaltung der Termine im Kalendersystem des Betriebs und den Versand von Termin-Informationen und Unterlagen. Die Organisation von Besprechungen und Meetings umfasst die Reservierung und Vorbereitung der Räume, die Beschaffung und Vorbereitung der Unterlagen, die Aufbereitung von Unterlagen (Erstellung von Handouts und Präsentationen), die Erstellung und den Versand von Einladungen, den Empfang und die Betreuung der BesucherInnen und Gäste, die Protokollführung und die Nachbereitung (Schreiben der Protokolle, Zusammenfassung der Ergebnisse usw.). Wenn Personaldienstleistungskaufleute die Organisation von Dienstreisen durchführen müssen, recherchieren sie zunächst die Verkehrsmittel und Routen; dann vergleichen sie die Angebote für Unterkünfte und Verkehrsmittel und führen die Buchungen durch. Eine weitere Aufgabe im Office-Management ist die Kassaführung. Dabei erfassen die Personaldienstleistungskaufleute die Zahlungseingänge und -ausgänge, führen den Kassa-Abschluss durch und überprüfen regelmäßig den Kassastand.
Sie kümmern sich um die Beschaffung von Büromaterial, indem sie laufend den Bedarf an Büromaterial ermitteln, Anbote einholen, die Preise und Konditionen vergleichen und die Warenbestellungen durchführen.
Beschaffung:
Personaldienstleistungskaufleute sorgen dafür, dass im Betrieb alle erforderlichen Materialien und Arbeitsmittel (Werkzeug, Schutzausrüstung, Büromaterial usw.) in ausreichender Menge vorhanden sind. Sie ermitteln laufend den Warenbestand und den Bedarf an Material und Dienstleistungen (z.B. Reparaturen), holen Anbote ein, Vergleichen die Preise und Konditionen, führen die Warenbestellungen und die Beauftragung von Dienstleistungen durch und Überwachen die Liefer- und Leistungstermine. Sie vergleichen die Lieferung bzw. Leistung mit der Bestellung und kontrollieren die gelieferten Waren und Dienstleistungen. Bei mangelhaften Lieferungen und Leistungen dokumentieren sie die Mängel und verfassen Reklamationsschreiben an die Lieferfirmen. Im Lager führen sie regelmäßig Kontrollen der Lagerbestände durch und sorgen für die fachgerechte Lagerung der neu gelieferten Waren. In bestimmten Zeitabständen (meist einmal pro Jahr) führen sie die Inventur durch, also die Bestandsaufnahme der vorhandenen Gegenstände und Materialien.
Marketing:
Unter "Marketing" versteht man alle Maßnahmen eines Unternehmens, die eigenen Angebote so zu gestalten und darzustellen, dass sie von den KundInnen wahrgenommen und nachgefragt werden. Wichtige Teilbereiche des Marketings sind z.B. Werbung und Öffentlichkeitsarbeit (z.B. in den Medien); Ein wichtiger Marketingbereich in der Personaldienstleistung ist das sogenannte "Employer Branding", also eine Art "Markenbildung für Arbeitgeber", wobei mit Konzepten aus dem Marketing versucht wird, ein Unternehmen als attraktiven Arbeitgeber darzustellen und von anderen Unternehmen am Arbeitsmarkt positiv abzuheben. Personaldienstleistungskaufleute sind an der Gestaltung von Info- und Werbematerialien beteiligt, indem sie z.B. Newsletter, Direct-Mailings, Presseaussendungen, Social-Media-Beiträge und Ähnliches erstellen und gestalten (teilweise auch mit speziellen Computer-Grafikprogrammen), und sie wirken an der Umsetzung der Employer Branding Maßnahmen mit. Weiters beobachten sie laufend die sozialen Netzwerke, um deren mögliche Bedeutung und deren Auswirkungen für den eigenen Betrieb zu erkunden. Und sie arbeiten auch bei Veranstaltungen mit, bei denen sich das Unternehmen der Öffentlichkeit präsentiert.
Betriebliches Rechnungswesen:
Das Rechnungswesen dient der genauen Dokumentation aller finanziellen Angelegenheiten eines Betriebes. Personaldienstleistungskaufleute prüfen alle Belege (Rechnungen, Zahlungsbelege) auf Richtigkeit und Vollständigkeit. Sie ordnen die Belege nach Datum, Herkunft und Belegart und bereiten sie für die Verbuchung vor. Sie prüfen die Rechnungen auf rechnerische und sachliche Richtigkeit und führen die Zahlungen per Zahlschein oder Online-Überweisung durch. Die Überprüfung der Zahlungseingänge und -ausgänge erfolgt durch regelmäßige Kontrolle der Kontoauszüge. Und schließlich gehört zum Rechnungswesen auch die Aufbereitung der Finanz-Daten, die Ermittlung von Kennzahlen und die Erstellung von Statistiken, die der Betriebsführung als Grundlagenmaterial für die betriebswirtschaftlichen Entscheidungen dienen.
Der Begriff "Personaldienstleistung" umfasst die Arbeitskräfteüberlassung, die Arbeitsvermittlung und die Personalberatung. Bei der Arbeitskräfteüberlassung werden Arbeitskräfte von einem Arbeitskräfteüberlassungs-Unternehmen, bei dem sie angestellt sind, an ein anderes Unternehmen sozusagen vermietet (befristet oder auch unbefristet). Bei der Arbeitsvermittlung werden arbeitsuchende Personen an Unternehmen, die Arbeitskräfte suchen, weitervermittelt (der größte Arbeitsvermittler in Österreich ist das staatliche Arbeitsmarktservice bzw. AMS, es gibt aber auch Privatunternehmen des Arbeitsvermittler-Gewerbes). Die Personalberatung ist die Beratung von Unternehmen in Personalangelegenheiten (Personalstruktur und -entwicklung, Qualifikationsbedarf, Weiterbildungsmaßnahmen, arbeitsrechtliche Fragen usw.).
Die wichtigsten Aufgabenbereiche der Personaldienstleistungskaufleute in den Unternehmen und Einrichtungen der Personaldienstleistung sind das Kunden- und Personal-Management, das Office-Management und die Beschaffung von Büromaterial, das Marketing sowie das betriebliche Rechnungswesen (Buchhaltung, Zahlungsverkehr). Es folgt eine kurze Beschreibung dieser Aufgaben:
Kunden- und Personal-Management:
Am Beginn der Personalvermittlungstätigkeit steht die genaue Ermittlung des Kundenbedarfs und die Kundenberatung. Wenn Kundenanfragen telefonisch oder per E-Mail hereinkommen, versuchen die Personaldienstleistungskaufleute diese gleich selbst zu beantworten; wenn es sich um schwierigere Anfragen handelt, leiten sie diese an spezialisierte KollegInnen oder Vorgesetzte weiter. Personaldienstleistungskaufleute wirken bei der Ermittlung des genauen Kundenbedarfs mit, indem sie die Anforderungen der KundInnen an das gewünschte Personal erkunden (Ausbildung, Kenntnisse, Fertigkeiten, persönliche Kompetenzen, Einsatzbereich usw.) und an der "Kundenstrukturanalyse" teilnehmen, also an der Beschreibung der Art und der Eigenschaften eines Unternehmens (Branche, Größe, Tätigkei…
Kollektivvertragliche Mindest-Sätze (Brutto *), alle Beträge in Euro
* Brutto = Wert VOR Abzug der Abgaben (Versicherungen, Steuern)
| Personaldienstleistungskaufmann/-frau | |||||
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| Kollektivvertrag (Brutto-Einkommen) | |||||
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Private Personaldienstleister (Arbeitskräfteüberlasser und Arbeitsvermittler) (Angestellte)
gültig ab 01.01.2024
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Arbeitsmarktservice (AMS) (Angestellte)
gültig ab 01.01.2024
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Betriebe/Lehrbetriebe:
Beschäftigungsmöglichkeiten für Personaldienstleistungskaufleute gibt es in Arbeitskräfteüberlassungsunternehmen (Personalbereitstellung, Personalleasing), Arbeitsvermittlungen sowie Personal- und Unternehmensberatungen. Lehrbetriebe gibt es vor allem in größeren Städten. Neben den Privatunternehmen bildet auch das Arbeitsmarktservice (AMS) Lehrlinge in diesem Lehrberuf aus.
Lehrstellensituation:
Die jährliche Gesamtzahl der Personaldienstleistungs-Lehrlinge liegt seit Jahren stabil bei rund 95 bis 110 Personen. Die meisten Lehrstellen gibt es derzeit in Wien und Niederösterreich (zusammen mehr als die Hälfte) sowie in Oberösterreich und der Steiermark (zusammen mehr als ein Viertel). In den anderen Bundesländern sind nur einige wenige Lehrstellen vorhanden.
Unterschiede nach Geschlecht:
Dieser Lehrberuf wird derzeit überwiegend von Frauen erlernt. Der Anteil der weiblichen Lehrlinge ist aber in den vergangenen Jahren von rund 80 Prozent auf zwischenzeitlich 55 Prozent gesunken und dann wieder auf rund 60 bis 66 Prozent (zwei Drittel) gestiegen.
Berufsaussichten:
Die Zahl der Unternehmen im Bereich Vermittlung und Überlassung von Arbeitskräften ist in den letzten Jahren gewachsen. Auch die Beschäftigung in diesem Bereich hat sich positiv entwickelt.
Beschäftigungsaussichten:
Die Beschäftigungsaussichten für Fachkräfte in diesem Berufsbereich sind gut, da die Nachfrage voraussichtlich weiter steigen wird.
Stellenangebote im "eJob-Room" (Internet-Stellenvermittlung des AMS):
Der folgende Link führt zum Abfrage-Formular des eJob-Room für das Berufsbündel "PersonalberaterIn", dem der Beruf "Personaldienstleistungskaufmann/-frau" zugeordnet ist. Im Formular können Sie dann noch das Bundesland und den Arbeitsort und andere Kriterien auswählen; nach einem Klick auf "Weiter" erhalten Sie die Stellenangebote.
| Lehre Personaldienstleistung (öffnen) Lehre |
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Landesberufsschule Eisenstadt (öffnen) 7000 Eisenstadt, Gölbeszeile 10-12 Tel.: +43 (0)2682 / 633 03 -22, Fax: +43 (0)2682 / 633 03 -30, https://www.bs-eisenstadt.at/ |
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| Lehre Personaldienstleistung (öffnen) Lehre |
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Fachberufsschule St. Veit a.d. Glan (öffnen) 9300 St. Veit/Glan, Dr.- Arthur-Lemisch-Straße 5 Tel.: +43 (0)4212 / 26 05 -0, https://www.berufsschule.at/st-veit/ |
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| Lehre Personaldienstleistung (öffnen) Lehre |
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Landesberufsschule Waldegg (öffnen) 2754 Waldegg, Waldegg 41 Tel.: +43 (0)2633 / 422 78, Fax: +43 (0)2633 / 422 78 -25, https://www.lbswaldegg.ac.at/ |
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| Lehre Personaldienstleistung (öffnen) Lehre |
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Berufsschule Linz 6 (öffnen) 4040 Linz, Ferihumerstraße 28 Tel.: +43 (0)732 / 77 20 -36200, https://www.bs-linz6.ac.at/ |
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| Lehre Personaldienstleistung (öffnen) Lehre |
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Landesberufsschule Tamsweg (öffnen) 5580 Tamsweg, Schießstattstraße 19 Tel.: +43 (0)5 7599 719, Fax: +43 (0)5 7599 719-25, https://www.lbs-tamsweg.salzburg.at |
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| Lehre Personaldienstleistung (öffnen) Lehre |
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Landesberufsschule Feldbach (öffnen) 8330 Feldbach, Feldgasse 3 Tel.: +43 (0)3152 / 40 07, Fax: +43 (0)3152 / 40 07 -6, http://www.lbs-feldbach.steiermark.at/ |
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| Lehre Personaldienstleistung (öffnen) Lehre |
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Tiroler Fachberufsschule für Handel und Büro Innsbruck (öffnen) 6020 Innsbruck, Lohbachufer 6b Tel.: +43 (0)512 / 284 531, https://tfbs-hbi.tsn.at/ |
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| Lehre Personaldienstleistung (öffnen) Lehre |
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Berufsschule für Bürokaufleute (öffnen) 1150 Wien, Meiselstraße 19 Tel.: +43 (0)1 4000 95580 , Fax: +43 (0)1 4000 9995580, https://bsbk.schule.wien.at |
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| Personaldienstleistungskaufmann/-frau (inkl. Doppellehren) | ||||||||||
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| Anz./Jahr | 2014 | 2015 | 2016 | 2017 | 2018 | 2019 | 2020 | 2021 | 2022 | 2023 |
| männlich | 18 | 28 | 37 | 47 | 43 | 41 | 39 | 36 | 37 | 43 |
| weiblich | 59 | 70 | 60 | 66 | 53 | 54 | 61 | 71 | 76 | 65 |
| gesamt | 77 | 98 | 97 | 113 | 96 | 95 | 100 | 107 | 113 | 108 |
| Frauenanteil | 76,6% | 71,4% | 61,9% | 58,4% | 55,2% | 56,8% | 61,0% | 66,4% | 67,3% | 60,2% |
| Quelle: WKÖ - Wirtschaftskammer Österreich | ||||||||||
Folgende berufsbildende Schulen bieten teilweise eine ähnliche Ausbildung wie der Lehrberuf:
Normalformen (für 14-Jährige):
Sonderformen (für Erwachsene), die auch als Weiterbildung für LehrabsolventInnen geeignet sind:
Berufsförderungsinstitut (BFI) und Wirtschaftsförderungsinstitut (WIFI) bieten zahlreiche Weiterbildungskurse für den Bürobereich an (z.B. betriebliches Rechnungswesen, Fremdsprachen, EDV, Kundenbetreuung usw.). In großen Betrieben werden zur kaufmännischen Weiterbildung innerbetriebliche Kurse oder Seminare durchgeführt.
Mehr Infos zu Weiterbildungen in der Weiterbildungsdatenbank
Personaldienstleistungskaufleute können die Aufstiegsposition "AbteilungsleiterIn" erreichen.
Selbstständige Berufsausübung:
Die Möglichkeit einer selbstständigen Berufsausübung (als GewerbeinhaberIn, PächterIn oder GeschäftsführerIn) besteht für Personaldienstleistungskaufleute im reglementierten Gewerbe "Überlassung von Arbeitskräften" (Befähigungsnachweis erforderlich).
Weiters können Personaldienstleistungskaufleute in den freien Gewerben "Arbeitsvermittlung" und "Durchführung von standardisierten Testverfahren, wie etwa Eignungs-, Charakter- und Persönlichkeitsuntersuchungen unter Ausschluss jeder der der Unternehmensberatung einschließlich der Unternehmensorganisation vorbehaltenen Tätigkeiten" tätig sein. Ein freies Gewerbe erfordert keinen Befähigungsnachweis, sondern lediglich eine Anmeldung bei der Gewerbebehörde.
