KanzleiassistentIn - Schwerpunkt Notariatskanzlei

Der Begriff "Kanzlei" bzw. "Rechtskanzlei" bezeichnet das Büro von RechtsanwältInnen und NotarInnen. Rechtsanwälte sind Juristen, die ihre KlientInnen (Privatpersonen, Unternehmen, Vereine usw.) in Rechtsangelegenheiten beraten und vertreten (z.B. bei gerichtlichen Prozessen). Sie sind dabei in nahezu allen Rechtsbereichen tätig (z.T. auch auf einen bestimmten Bereich spezialisiert), vor allem Strafrecht, Wirtschaftsrecht, Mietrecht, Arbeitsrecht, Familien- und Scheidungsrecht. Notare sind staatlich bestellte Juristen, die bei bestimmten Rechtsgeschäften mitwirken. Zu ihren Aufgaben gehören etwa die Mitwirkung bei der Ausarbeitung und beim Abschluss von Verträgen, die Beglaubigung und Beurkundung von Rechtsgeschäften (z.B. Verträge, Testamente), die Bestätigung der Echtheit von Dokumenten und Ähnliches mehr. Da die Büro- und Verwaltungsarbeiten in einer Rechtskanzlei zahlreiche Spezialkenntnisse im Anwalts- oder Notariatswesen erfordern und daher die übliche Büroausbildung hier nicht ausreicht, wurde der Lehrberuf "KanzleiassistentIn" eingerichtet. Die Teilung in die Schwerpunkte "Notariatskanzlei" und "Rechtsanwaltskanzlei" berücksichtigt zusätzliche die erheblichen Unterschiede in den Anforderungen dieser beiden Rechtsbereichen.

Im Folgenden werden die wichtigsten Aufgabenbereiche der KanzleiassistentInnen mit Schwerpunkt "Notariatskanzlei" genauer beschrieben.
Die Aufgabenbereiche sind:

Gemeinsame Aufgabenbereiche beider Schwerpunkte:

• Office-Management
• Marketing
• Betriebliches Rechnungswesen
• Kanzleiassistenz

Aufgabenbereiche im Schwerpunkt "NOTARIATSKANZLEI":

• Rechtliche Grundlagen
• Klientenbetreuung
• Abrechnungen

Office-Management:

Der Aufgabenbereich "Office-Management" (also "Büro-Organisation") umfasst alle Aufgaben zur Gewährleistung eines funktionierenden Kanzleibetriebs. Die zentrale Aufgabe dabei ist die betriebliche Kommunikation. Wenn Anfragen telefonisch oder per E-Mail hereinkommen, nehmen die KanzleiassistentInnen die Daten auf (Name, Adresse, Telefonnummer, Anliegen), suchen fallweise den Akt heraus, auf den sich die Anfrage bezieht, und leiten alles an die zuständigen BearbeiterInnen weiter. Fallweise geben sie auch selbst Auskunft oder holen erforderliche Informationen von den KlientInnen ein. Sie erledigen die schriftlichen Arbeiten und den Schriftverkehr (Briefe, E-Mails usw.), schreiben Brief- und Protokolltexte nach Diktat oder Tonaufnahme, gestalten die Schriftstücke gemäß den Gestaltungsvorgaben der Kanzlei und führen die Rechtschreib- und Grammatiküberprüfung durch.
Eine weitere wichtige Aufgabe im Office-Management ist die Organisation von Besprechungen und Meetings. Die KanzleiassistentInnen reservieren die Räumlichkeiten und bereiten diese vor, indem sie erforderliche Geräte bereitstellen (Overhead-Projektor für Präsentationen, Flip-Chart) und für die Bewirtung der Gäste sorgen. Sie bereiten die benötigten Unterlagen vor, indem sie Bildschirmpräsentationen gestalten und die Handouts (schriftliche Unterlagen) erstellen und in der erforderlichen Anzahl kopieren. Sie schreiben die Einladungen und verschicken diese. Am Beginn der Besprechungen/Meetings empfangen und betreuen sie die Gäste (z.B. Bewirtung mit Getränken). Nach den Sitzungen führen sie die Nachbereitung durch, indem sie z.B. die Protokolle und die Zusammenfassung der Ergebnisse schreiben.
Wenn KanzleiassistentInnen die Organisation von Dienstreisen durchführen müssen, recherchieren sie zunächst die Verkehrsmittel und Routen; dann vergleichen sie die Angebote für Unterkünfte und Verkehrsmittel und führen die Buchungen durch.
Beschaffung von Büromaterial und Inventur: Die KanzleiassistentInnen sorgen dafür, dass die Bürogeräte und Anlagen (PC/Laptop, Drucker, Kopierer) der Kanzlei alle funktionieren, wobei sie einfache Probleme oft selbst lösen, z.B. durch Beheben eines Papierstaus im Drucker oder durch Austauschen leerer Tonerpatronen. Sie ermitteln laufend den Bedarf an Büromaterial, holen Anbote ein, vergleichen die Preise und Konditionen und führen die Warenbestellungen durch.
Eine weitere Aufgabe im Office-Management ist die Kassaführung. Dabei erfassen die KanzleiassistentInnen die Zahlungseingänge und -ausgänge, führen den Kassa-Abschluss durch und überprüfen regelmäßig den Kassastand.

Marketing:

Unter "Marketing" versteht man alle Maßnahmen eines Unternehmens, die eigenen Angebote so zu gestalten und darzustellen, dass sie von den KundInnen wahrgenommen und nachgefragt werden. Wichtige Teilbereiche des Marketings sind z.B. Werbung und Öffentlichkeitsarbeit (z.B. in den Medien). KanzleiassistentInnen sind an der Gestaltung von Info- und Werbematerialien beteiligt, indem sie z.B. Newsletter, Direct-Mailings, Presseaussendungen, Social-Media-Beiträge und Ähnliches erstellen und gestalten (teilweise auch mit speziellen Computer-Grafikprogrammen). Und sie arbeiten auch an Veranstaltungen mit, bei denen sich das Unternehmen der Öffentlichkeit präsentiert.

Betriebliches Rechnungswesen:

Das Rechnungswesen dient der genauen Dokumentation aller finanziellen Angelegenheiten eines Betriebes. KanzleiassistentInnen prüfen alle Belege (Rechnungen, Zahlungsbelege) auf Richtigkeit und Vollständigkeit. Sie ordnen die Belege nach Datum, Herkunft und Belegart und bereiten sie für die Verbuchung vor. Sie prüfen die Rechnungen auf rechnerische und sachliche Richtigkeit und führen die Zahlungen per Zahlschein oder Online-Überweisung durch. Die Überprüfung der Zahlungseingänge und -ausgänge erfolgt durch regelmäßige Kontrolle der Kontoauszüge. Und schließlich gehört zum Rechnungswesen auch die Aufbereitung der Finanz-Daten, die Ermittlung von Kennzahlen und die Erstellung von Statistiken (z.B. Leistungsstatistik der Mitarbeiter, Klientenstatistik), die der Betriebsführung als Grundlagenmaterial für die betriebswirtschaftlichen Entscheidungen dienen.

Kanzleiassistenz:

Dieser zentrale Aufgabenbereich der KanzleiassistentInnen erfordert gute Kenntnisse der grundlegenden Bestimmungen der rechtlichen Grundlagen des Rechtskanzleidienstes. Dazu gehören vor allem das Verfahrensrecht (z.B. Zuständigkeiten, Instanzenzug, Rechtsmittelarten, Fristen), das Allgemeinen Bürgerliche Recht (z.B. Vertrag, Verjährung, Schuldrechts-, Handlungs- und Entscheidungsfähigkeit), das Grundbuchrecht, das Firmenbuchrecht, das Unternehmensrecht und das Abgabenrecht. Genauso wichtig ist weiters die Kenntnis und Einhaltung der Standesrechtlichen Compliance-Pflichten (der Begriff "Compliance" bedeutet die genaue Einhaltung von Regeln oder Gesetzen; eine Compliance-Pflicht in Rechtskanzleien ist z.B. die Verschwiegenheitspflicht). Es geht aber auch um die Compliance-Pflichten der KlientInnen zahlreicher Rechtskanzleien, etwa Firmen, die Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung verhindern müssen (Banken, Versicherungen, Kapitalanlagegesellschaften usw.). In diesem Zusammenhang wirken KanzleiassistentInnen auch an den regelmäßig notwendigen KlientInnen-Checks zur Verhinderung von Geldwäscherei mit.

Aktenführung sowie Post- und Terminverwaltung: KanzleiassistentInnen empfangen die Postsendungen (Briefe, E-Mails), ordnen sie den Akten zu, prüfen, ob alle Fristen eingehalten wurden und leiten die Post an die zuständigen BearbeiterInnen weiter. Sie bearbeiten den Postausgang, frankieren die Postsendungen und leiten sie an die Zustelldienste weiter. Im Zuge der Terminverwaltung vereinbaren sie Termine und überwachen deren Einhaltung.

Informationsbeschaffung und -verwaltung: Rechtskanzleien benötigen für ihre Tätigkeit laufend eine Menge von Informationen. KanzleiassistentInnen wirken an der Beschaffung dieser Informationen mit, indem sie z.B. Unterlagen von Gerichten und Behörden beschaffen (z.B. Aktenabschriften) oder Abfragen in elektronischen öffentlichen Registern durchführen, z.B. Grundbuch (Verzeichnis aller Immobilien und ihrer Eigentümer), Firmenbuch (Register aller Unternehmen), GISA (Gewerbeinformationssystem Austria), WiEReG (Register der wirtschaftlichen Eigentümer), ZMR (Zentrales Melderegister), Testamentsregister oder ÖZVV (Österreichisches Zentrales Vertretungsverzeichnis - Verzeichnis der Erwachsenenvertretung für Personen mit psychischen Krankheit). Weiters führen sie die Akten (auch elektronisch), indem sie alle Dokumente am richtigen Ort ablegen und für die Archivierung und Aufbewahrung der Akten sorgen.

Schwerpunkt "NOTARIATSKANZLEI":

KanzleiassistentInnen mit dem Schwerpunkt "Notariatskanzlei" sind in Notariaten tätig. Notariate befassen sich unter anderem mit der rechtlichen Abwicklung/Begleitung folgender Angelegenheiten: Testamente, Verlassenschaftsverfahren (Erbrecht), Schenkungen und Übergaben, Kauf und Verkauf von Immobilien, Unternehmensgründungen, Mediationen (freiwilliges Verfahren zur Beilegung eines Konfliktes), Schlichtungen (außergerichtliche Beilegung eines Rechtsstreites) oder Patientenverfügungen. Daraus ergeben sich auch die speziellen Aufgabenbereiche der KanzleiassistentInnen mit Schwerpunkt "Notariatskanzlei": Rechtliche Grundlagen, Klientenbetreuung sowie Abrechnungen.

Rechtliche Grundlagen: KanzleiassistentInnen (Notariatskanzlei) müssen die grundlegenden Bestimmungen folgender Rechtsbereiche anwenden können: Berufsrecht (Notariatsordnung), Erbrecht und Verlassenschaftsverfahren, Erwachsenenschutzrecht (regelt die Erwachsenenvertretung für Personen mit psychischen Krankheit), Mietrecht, Liegenschaftsrecht (regelt das Eigentum an Immobilien), Gesellschaftsrecht (regelt die Angelegenheiten von Wirtschaftsgesellschaften, z.B. Aktiengesellschaften), Gebührenrecht (regelt die Gebühren von Schriften, Amtshandlungen und Rechtsgeschäften).

In der Klientenbetreuung sind KanzleiassistentInnen (Notariatskanzlei) vor allem mit der Vorbereitung aller Arten von Unterlagen befasst, die grundlegend für die notarielle Arbeit sind: Klientenvereinbarungen (z.B. Vollmachten, Auftragsvereinbarungen), Unterlagen für Gerichte, Behörden, KlientInnen, andere Parteien und deren ParteienvertreterInnen, Schriftverkehr mit Gerichten und Behörden, Schriftsätze und Verträge (z.B. Liegenschaftskaufverträge), Beglaubigungsurkunden, Anträge für das Firmen- und Grundbuch, Marken- und Musteranmeldungen usw. KanzleiassistentInnen (Notariatskanzlei) wirken bei Außerstreitverfahren mit, z.B. Verlassenschaftsverfahren, Unterhaltsverfahren, einvernehmlichen Scheidungen, Adoptionen usw., wobei sie z.B. die erforderlichen Informationen bei Behörden, Gerichten, Bankinstituten oder Hausverwaltungen einholen. Und auch die Vorbereitung diverser Berechnungen gehört zu ihren Aufgaben, z.B. Abgabenerklärungen für die Grunderwerbsteuer, Immobilienertragssteuer (ImmoESt), Eintragungsgebühren und Rechtsgeschäftsgebühren.

KanzleiassistentInnen (Notariatskanzlei) erstellen die Abrechnungen für die KlientInnen. Diese Abrechnungen werden auf der gesetzlichen Grundlage des Notariatstarifgesetzes (NTG), des Rechtsanwaltstarifgesetzes (RATG) und des Gerichtskommissionstarifgesetzes (GKTG) durchgeführt. KanzleiassistentInnen (Notariatskanzlei) bereiten die Kostenverzeichnisse und Leistungsaufstellungen sowie die Honorarnoten (Rechnung) vor und übermitteln diese an die KlientInnen. Sie überwachen die Zahlungsein- und -ausgänge und vermerken diese in den Akten. Falls es zu einem Zahlungsverzug kommt, schicken sie eine Mahnung aus.