Start | Office Assistant (m/w)

Tätigkeitsmerkmale

Office Assistants erledigen organisatorische und administrative Tätigkeiten in Büros. Sie wirken als Kommunikationsschnittstelle zwischen internen Abteilungen sowie externen KundInnen und GeschäftspartnerInnen.

Die Haupttätigkeit eines/einer Office Assistant ist die Erledigung des anfallenden Schriftverkehrs, wie z.B. der Bearbeitung der ein- und ausgehenden Post, die Vorbereitung von Unterlagen oder die Verwaltung von Akten. Weiters treffen Office Assistants Terminvereinbarungen, bereiten Meetings vor und organisieren Besprechungen.

Auch Tätigkeiten im Bereich Rechnungswesen gehören zu den Aufgaben von Office Assistants. Beispielsweise bearbeiten sie Rechnungen oder bereiten Lohnabrechnungen vor. Ebenso übernehmen sie grundlegende Buchhaltungstätigkeiten und organisieren Ablage- und Ordnungssysteme.

Typische Tätigkeiten sind z.B.:

  • KundInnen empfangen
  • Termine koordinieren
  • Geschäftsreisen planen und organisieren
  • Spesen abrechnen
  • Büromaterialien bestellen
  • KundInnen telefonisch betreuen
  • Datenbanken pflegen
  • Protokolle führen
  • Fristen überwachen
  • EDV-Anwendungskenntnisse
  • Englischkenntnisse
  • Freude am Kontakt mit Menschen
  • Gerne im Büro arbeiten
  • Kommunikationsfähigkeit
  • Organisationstalent
  • Problemlösungsfähigkeit
  • Selbstständiges Arbeiten
  • Sinn für genaues Arbeiten

Beschäftigungsmöglichkeiten bieten z.B. folgende Unternehmen und Branchen:

  • Gewerbebetriebe
  • Handelsunternehmen
  • Industriebetriebe
  • Produktionsbetriebe
  • Dienstleistungsunternehmen
  • Öffentliche Verwaltung
  • Kanzleien
  • Botschaften

Die Aufgabenbereiche von Office Assistants weiten sich immer mehr auf Funktionen im Bereich Informationsmanagement und -koordination aus. Hinzu kommt eine zunehmende Digitalisierung des Arbeitsplatzes, z.B. durch den Einsatz von Clouds und elektronischer Arbeitsorganisation. Die Nachfrage nach qualifizierten Fachkräften, die ein breites Spektrum an Fähigkeiten mitbringen, ist hoch.

Besonders in international agierenden Unternehmen sind Fremdsprachen gefragte Kompetenzen. Zudem müssen Office Assistants über gute kommunikative und interkulturelle Fähigkeiten verfügen. Sie arbeiten zunehmend mit spezifischer Software, sodass erweiterte EDV-Anwendungskenntnisse die Chancen auf dem Arbeitsmarkt erhöhen.

Stellenangebote im "eJob-Room" (Internet-Stellenvermittlung des AMS):

Der folgende Link führt zum Abfrage-Formular des eJob-Room für das Berufsbündel "SekretärIn", dem der Beruf "Office Assistant (m/w)" zugeordnet ist. Im Formular können Sie dann noch das Bundesland und den Arbeitsort und andere Kriterien auswählen; nach einem Klick auf "Weiter" erhalten Sie die Stellenangebote.

offene Job-Angebote

Eine wirtschaftliche oder kaufmännische Ausbildung an berufsbildenden Schulen bietet eine gute Grundlage für diesen Beruf. Eine weitere Zugangsmöglichkeit sind Lehrausbildungen im kaufmännischen Bereich. Office Assistants müssen auch über grundlegendes betriebswirtschaftliches Know-how verfügen, sodass Qualifikationen in den Bereichen Buchhaltung, Kostenrechnung, Organisationsentwicklung oder Controlling vorteilhaft sind.
 

Ergebnisse aus dem Ausbildungskompass:

Weiterbildungsmöglichkeiten für AbsolventInnen von Fachschulen und Handelsschulen bieten beispielsweise Aufbaulehrgänge, die zur Matura führen, sowie eine Studienberechtigungsprüfung oder die Berufsreifeprüfung. Diese ermöglichen den Zugang zu Kollegs, z.B. im Bereich Management, oder Universitäten, z.B. für Studiengänge im Bereich Betriebswirtschaft.

Weiterbildungen können bei Erwachsenenbildungseinrichtungen wie BFI und WIFI sowie bei privaten Aus- und Weiterbildungsinstituten absolviert werden, z.B. für folgende Bereiche:

  • Office Management
  • Office Assistance
  • Rechnungswesen
  • SAP
  • Human Resources
  • Fremdsprachen

Seit Herbst 2023 können an Universitäten, Fachhochschulen, Pädagogische Hochschulen sowie Privatuniversitäten zusätzlich zum bisherigen Studienangebot auch berufsbegleitende Weiterbildungsstudien absolviert werden. Diese bieten auch Personen, die keine Hochschulreife (Matura, Berufsreife- oder Studienberechtigungsprüfung) besitzen, die Möglichkeit den akademischen Titel „Bachelor Professional (BPr)" oder „Master Professional (MPr)" zu erwerben.

Für die Zulassung zu einem Bachelor Professional-Studium ist ein einschlägiger beruflicher Ausbildungsabschluss (z.B. Lehre, BMS-Abschluss) oder eine mehrjährige Berufserfahrung im Studienbereich erforderlich.

Personen, die einen Master Professional abgeschlossen haben, können in der Folge dann auch ein Doktoratsstudium absolvieren.

Aufstiegsmöglichkeiten bieten Funktionen wie Assistenz der Geschäftsführung, ChefsekretärIn oder BüroleiterIn.

Eine selbstständige Berufsausübung ist z.B. im Rahmen der freien Gewerbe "Lagerung und Vernichtung von Akten und Datenträgern (Evidenzbüro)", "Handelsgewerbe" und "Büroservice" möglich.

Ein freies Gewerbe erfordert keinen Befähigungsnachweis, sondern lediglich die Erfüllung der allgemeinen Voraussetzungen zur Anmeldung eines Gewerbes. Weitere Informationen finden Sie auf der Website der Wirtschaftskammer Österreich sowie in der Liste der freien Gewerbe.

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